Escaneo a PDF: Convertir documentos físicos a formato digital de manera sencilla
El escaneo de documentos a PDF consiste en crear un archivo digital desde uno palpable
EDDC.NET/Santa Cruz de Tenerife
Para avanzar como sociedad, la gestión de la información resulta crucial. Hoy más que nunca se precisa de técnicas eficientes y perfeccionadas para su organización, almacenamiento y resguardo. Escanear para PDF los documentos en físico, deriva de esta tendencia. ¿Quieres saber cómo se hace?
Introducción al escaneo a PDF
El escaneo de documentos a PDF consiste en crear un archivo digital desde uno palpable. Algo así como pasar la información contenida en una hoja de papel manuscrita, por ejemplo, a una versión que se pueda editar PDF desde el móvil o guardar en el ordenador.
Para digitalizar PDF, básicamente se requiere de la interacción de tres elementos:
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Las hojas o papeles a escanear.
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Un dispositivo que capture imágenes del documento.
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Una plataforma que procese el escaneo de documentos a PDF.
Las ventajas de digitalizar PDF
Como verás, el escaneo de documentos a PDF significa avance y progreso en muchos aspectos. Por lo que, recurrir a esta opción trae consigo una serie de beneficios indudables:
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Ahorro de papel, tinta, tiempo y espacio de almacenamiento físico.
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Los archivos digitales se gestionan con mayor eficiencia.
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Envío de documentos más económico, rápido y seguro.
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Trabajo colaborativo simultáneo desde donde sea.
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Permite la edición digital en programas profesionales.
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Se puede pasar escaneo a Word, PDF, JPEG y otros formatos digitales.
Preparación de documentos
En la etapa de previa al escaneado, se recomienda clasificar, alinear y establecer el orden de sucesión de todos los documentos que se vayan a procesar. Esto para evitar desórdenes y contratiempos.
A su vez, es importante verificar aquellos elementos de sujeción; tales como grapas o clips, que puedan estorbar el escaneo de documentos a PDF. Estos deben, preferiblemente, retirarse antes de pasar al proceso.
Configuración y uso de escáneres
Escáneres hay de diferentes tipos. Los versátiles de sobremesa, los de tambor, de mano, sin olvidar que el Smartphone, actualmente es muy capaz como convertidor de escaneo a Word y PDF.
Pese a la variedad; y que cada uno tiene particularidades específicas, su utilización es similar. Fundamentándose en unos pocos pasos que podrás seguir sin problemas.
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Disponer el documento en el sitio indicado:
En la bandeja de carga individual, en la recámara de rodillo o sobre la superficie adecuada, según sea el caso y la herramienta para escanear que emplees.
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Definir preferencias anteriores al escaneo a PDF:
Dependiendo del dispositivo, serán requeridas instrucciones para el trabajo a realizar; como el contraste, la calidad, o la tecnología de escaneo. Algunos tienen opciones por defecto o diferentes alternativas predeterminadas.
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Iniciar el escaneo:
Esto suele hacerse de forma automatizada, en máquinas de trabajo por lotes, o bien, presionando un botón. Por lo general, la configuración antes establecida se mantendrá, aunque escanees más de una página.
Es este punto, puedes repetir los pasos para digitalizar PDF de forma manual y continua, o proceder con la fase de edición final y formato, en la app especializada pasar de escaneo a Word u otro formato.
Aplicaciones de escaneo a PDF
En cuanto al software; tenemos los de escaneo online PDF, de escritorio, para móviles, orientadas al uso esporádico o profesional, gratuitas y de pago.
Lo importante es definir las necesidades y probar con algunas opciones recomendadas, como las que te mostramos a continuación.
Para móviles: CamScanner
Para iOS y Android, es una de las opciones más completas para convertir el móvil en un poderoso escáner.
Fácil de usar, permite convertir escaneo a Word y otros formatos de archivo. Con versión gratuita y de pago.
El indispensable: Escáner de Windows
Las últimas ediciones del sistema operativo incluyen un sencillo, pero confiable software. Evidentemente, la compatibilidad es uno de sus fuertes, permitiendo convertir escaneo a Word gratis, y muy fácil.
Escaneo online PDF: AvePDF
Ideal para quienes prefieren una solución rápida, sin instalar programas. Simple, directa y gratuita, todo desde el navegador.
Cuenta con características para convertir escaneo a texto, almacenamiento en la nube y digitalización consecutiva.
Para Pros: Vuescan
Es una herramienta de pago para profesionales, que prioriza la calidad. Con calibración IT8, multiplataforma y cientos de propiedades de edición avanzada.
Además, se integra como convertidor de escaneo a Word de Microsoft y de Google Workspace.
Otras técnicas y recomendaciones adicionales al convertir escaneo a PDF
Ciertas características de escaneo de documentos a PDF son confusas, dificultando conocer que es lo que hacen. A continuación, las más útiles y relevantes:
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OCR: El reconocimiento óptico de caracteres, para convertir escaneo a texto modificable.
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ADF: Alimentador automático de documentos, para cargar y digitalizar múltiples hojas.
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Escaneo a doble cara: Método que posibilita capturar ambas páginas de una hoja, de una sola pasada.
Ajustarse a los desafíos de la digitalización y lograr resultados sobresalientes es tan simple como seguir las estrategias y consejos anteriores. Con ello, pasar escaneo a Word nunca será tan fácil.
Metadescripción
Disfrutar de los beneficios de escanear para PDF la documentación en formato físico es muy sencillo. ¿Te interesa saber cómo? Sigue leyendo para descubrirlo.
