Uso de sobres adecuados para mejorar la gestión documental de las empresas
No hay que ver los documentos físicos como un simple papel, sino que son un reflejo directo de la identidad empresarial
ELDIGITALDECANARIAS.NET/Madrid
Todos los negocios se han subido al carro de la digitalización, pero pese a ello, lo cierto es que hay ámbitos en los que el papel se sigue usando. Por ejemplo, se prefiere lo digital en todo lo que tiene que ver con la legalidad o la representación de la marca.
De ese modo, no hay que olvidarse de lo importantes que son los consumibles de papelería, como los sobres a4. Con ellos se consigue que los contratos lleguen a su destino sin desperfectos.
¿Por qué hay que proteger la documentación corporativa
No hay que ver los documentos físicos como un simple papel, sino que son un reflejo directo de la identidad empresarial, especialmente en casos de gran relevancia como contratos, escrituras de viviendas o dosieres de prensa.
Por eso es crucial el uso de un sobre a4 específico para cada clase de documento. Con él, nos aseguramos de que la documentación llegue en perfectas condiciones pese a pasar por el reparto postal o la mensajería (donde no tratan los paquetes con demasiado cuidado).
¿Qué ventajas tiene emplear el sobre adecuado?
Son varios los beneficios que tiene comprar esta clase de sobres cuando se envían o se manejan folios:
- Imagen profesional. Entregar un contrato, más si es estratégico, lleno de dobleces no da buena imagen. Por el contrario, denota cierta desidia y que al cliente no le importa.
- No hay nada peor que enviar un documento confidencial y que se pueda leer por emplear un sobre no adecuado. Así, no solo importa el tamaño, sino también la opacidad y el gramaje.
- Se archiva y se escanea mejor. Cuando los documentos se doblan, es complicado meterlos en un escáner. Del mismo modo, se suele archivar peor.
Hay un sobre para cada necesidad
El mercado ya ofrece sobres grandes para cada una de las necesidades. El que todos tenemos en mente es el sobre blanco y con poco gramaje, pero hay una gama enorme:
- Con burbujas. El sobre lleva burbujas en su interior, de manera que amortigua los golpes del transporte. Son ideales para los catálogos y los contratos si estos se acompañan de una memoria USB.
- Ventana transparente. Si hay que enviar una notificación, son los mejores. La dirección a la que se dirigen los documentos queda visible, de forma que no hay que poner etiquetas extra.
- Ecológicos. Cuando la empresa tiene una política alineada con la ecología y el medioambiente, puede emplear sobres de papel reciclado. Además, existen modelos muy atractivos con aspecto rústico.
- Sobres de colores. No siempre se envían documentos oficiales y serios, sino que en ocasiones también se manda publicidad. En este caso, un sobre de un color atractivo llama más la atención del destinatario.
La papelería influye en la logística
Emplear siempre sobres de tamaño A4 para los envíos hace que la logística sea más fluida. A la hora de mandar algo, se conocen las dimensiones exactas y eso ayuda a negociar con las empresas de transporte, comprando envíos masivos que siempre tienen las mismas medidas.
Es cierto que estas compañías también trabajan con el peso, pero uno de los factores que influyen en el coste de los envíos es el de las medidas del paquete (que en este caso siempre serán las mismas).
